Tauragės žinios logotipas
Kaip DVS sistema padeda išvengti dokumentų praradimo ir tvarkymo klaidų?

Kaip DVS sistema padeda išvengti dokumentų praradimo ir tvarkymo klaidų?

Įsivaizduokite, kad svarbi sutartis dingo, kai jos labiausiai reikia. Arba dar blogiau – netyčia išsiųsti neteisingi dokumentai, kurie sukėlė nesusipratimų su klientais. Tai situacijos, kurios gali kelti didelių problemų bet kokiai įmonei, nepriklausomai nuo jos dydžio. Būtent čia į pagalbą ateina dokumentų valdymo sistema (DVS), kuri ne tik supaprastina dokumentų tvarkymo procesą, bet ir padeda išvengti klaidų, kurios dažnai kyla dėl rankinio darbo. Kaip DVS sistema gali padėti įmonėms sumažinti riziką ir išlaikyti tvarkingą dokumentų archyvą?

Dokumentų praradimas - išvengiamas scenarijus

Vienas didžiausių iššūkių, su kuriuo susiduria įmonės, ypač augančios ar didelės organizacijos, yra dokumentų praradimas. Rankinis dokumentų tvarkymas yra itin pažeidžiamas, nes fiziniai dokumentai gali lengvai pasimesti, būti netinkamai archyvuoti ar netgi sugadinti. Be to, elektroniniai dokumentai, laikomi įvairiose atskirose platformose, dažnai tampa sunkiai randami, jei nėra centralizuotos sistemos, kuri padėtų juos valdyti.

DVS sistema užtikrina, kad visi įmonės dokumentai yra saugiai saugomi vienoje vietoje – skaitmeninėje erdvėje. Tai ne tik padeda išvengti praradimų, bet ir leidžia greitai rasti reikiamą dokumentą, naudojant paieškos funkciją. Kai dokumentai yra centralizuoti, jų valdymas tampa daug paprastesnis, o galimybė juos netyčia prarasti sumažėja iki minimumo.

Klaidų mažinimas: kaip automatizacija keičia žaidimo taisykles?

Rankinis dokumentų tvarkymas dažnai yra klaidų šaltinis. Vienas klaidingas spustelėjimas ar neteisingai užpildyta forma gali turėti rimtų pasekmių. DVS sistema, priešingai, automatizuoja daugelį dokumentų tvarkymo procesų, tokiu būdu sumažinant žmogiškųjų klaidų tikimybę.

Pavyzdžiui, kai įmonėje naudojama rankinė dokumentų patvirtinimo sistema, gali kilti problemų dėl nepasirašytų ar praleistų dokumentų. DVS sistemoje šie procesai yra automatizuoti: sistema siunčia priminimus atsakingiems darbuotojams ir užtikrina, kad kiekvienas dokumentas būtų peržiūrėtas ir patvirtintas tinkamu metu. Taip pat dokumentų versijų valdymo funkcija padeda išvengti situacijų, kai siunčiama netinkama dokumento versija, o tai ypač svarbu, kai dirbama su nuolat atnaujinamais failais.

Kuo svarbus tvarkingas archyvas?

Įmonės, kurios susiduria su dideliais dokumentų srautais, dažnai susiduria su problema – kaip išlaikyti tvarkingą dokumentų archyvą? Kai dokumentai nėra sistemingai tvarkomi, jų suradimas tampa tikru iššūkiu, ypač kai reikia greitai rasti tam tikrą informaciją.

DVS sistema leidžia lengvai sukurti struktūrizuotą ir gerai organizuotą dokumentų archyvą. Skirtingai nuo tradicinio rankinio archyvavimo, kurio metu reikia fiziškai rasti ir peržiūrėti dokumentus, DVS sistemos naudotojai gali atlikti greitą paiešką pagal raktinius žodžius, datas ar kitus kriterijus. Tai ne tik taupo laiką, bet ir padidina darbo efektyvumą, nes dokumentai tampa lengvai prieinami.

Ne tik praradimo prevencija, bet ir apsauga nuo klaidų

DVS ne tik padeda išvengti dokumentų praradimo, bet ir užtikrina, kad dokumentai būtų apsaugoti nuo neteisėtos prieigos. Rankiniu būdu tvarkomų dokumentų atveju dažnai sunku kontroliuoti, kas turi prieigą prie jautrios informacijos. Fiziniai dokumentai gali būti peržiūrimi ar kopijuojami be jokios priežiūros, o tai sukelia saugumo spragų riziką.

Naudojant DVS sistemą, galite lengvai valdyti prieigos teises ir užtikrinti, kad tik įgalioti darbuotojai galėtų pasiekti tam tikrus dokumentus. Sistema taip pat fiksuoja visas operacijas – kas peržiūrėjo, kas redagavo ar kas patvirtino tam tikrą dokumentą. Ši funkcija ne tik padeda stebėti dokumentų judėjimą, bet ir apsaugo nuo neteisėto dokumentų naudojimo, o tai yra itin svarbu dirbant su jautria ar konfidencialia informacija.

Kai klaidos gali brangiai kainuoti

Įsivaizduokite įmonę, kuri reguliariai siunčia sutartis savo klientams ir partneriams. Kartą dėl rankinio proceso klaidos netinkamai užpildyta sutartis buvo išsiųsta klientui. Ši klaida sukėlė didelius nesusipratimus ir prireikė papildomų resursų situacijai ištaisyti. Jei įmonė būtų naudojusi DVS sistemą, klaida galėjo būti išvengta – sistema būtų automatiškai patikrinusi dokumento teisingumą, užtikrinusi, kad būtų naudojama tinkama versija, ir priminusi atsakingam asmeniui peržiūrėti dokumentą prieš išsiuntimą.

Tai tik vienas iš daugelio atvejų, kai tinkamas dokumentų valdymas galėjo užkirsti kelią klaidoms ir laiko bei resursų švaistymui. DVS sistemos įdiegimas gali padėti įmonėms išvengti tokių situacijų, užtikrinant, kad visi procesai būtų automatizuoti ir valdomi efektyviai.

Kaip pasirinkti tinkamą DVS sistemą?

Renkantis DVS sistemą, svarbu atsižvelgti į kelis pagrindinius veiksnius: funkcionalumą, lengvumą naudoti, saugumą ir integracijos galimybes su kitomis jūsų įmonės naudojamomis sistemomis. Ne visos sistemos yra vienodos, todėl svarbu pasirinkti tą, kuri atitiktų jūsų specifinius poreikius.

Be to, atkreipkite dėmesį į sistemos atnaujinimo ir palaikymo galimybes. Dokumentų valdymo sistema yra ilgalaikė investicija, todėl svarbu užtikrinti, kad ji galės augti kartu su jūsų įmone ir prisitaikyti prie besikeičiančių poreikių.

DVS sistema – jūsų dokumentų valdymo ateitis

Dokumentų valdymas yra viena iš svarbiausių įmonės sėkmės sąlygų. Efektyvi ir patikima DVS sistema ne tik padeda sumažinti klaidų riziką ir apsaugo nuo dokumentų praradimo, bet ir užtikrina, kad jūsų įmonės dokumentai būtų valdomi tvarkingai, saugiai ir efektyviai. Tai investicija, kuri atsiperka ne tik per sutaupytą laiką, bet ir per padidintą saugumą bei geresnį darbo procesų valdymą.

Užs. Nr. 148

Pasidalinkite su drauge ar draugu

Daugiau naujienų

„Nuostabūs dalykai nutinka, kai nustoji bijoti“

Tuo įsitikinusi iš Upynos kilusi Lietuvos nacionalinio operos ir baleto teatro solistė, ryškaus sopraninio balso savininkė Sandra Lebrikaitė, kurios kelias į didžiausias pasaulio scenas prasidėjo nuo giedojimo gimtojo miestelio bažnyčioje ir nuvedė iki „Dainų dainelės“, o nuo jos – iki operos scenų Europoje, Amerikoj

Tauragėje organizuotas jautrus renginys „Mano akims reikia Tavo akių“, minint Vaikų globos savaitę

Birželio 30 d. Tauragės Birutės Baltrušaitytės viešosios bibliotekos kiemelyje įvyko jautrus ir prasmingas renginys – fotografijų parodos „Mano akims reikia tavo akių“ atidarymas ir diskusija apie vaikų globą. Šis vakaras tapo emocingu susitikimu, kuriame atskleistos vaikų ir jų globėjų istorijos, išgyv

Aplinkosaugininkai pradeda akciją „Poilsiauk atsakingai“: ką reikia žinoti?

Nuo liepos 1 d. pradedama aplinkosaugos akcija „Poilsiauk atsakingai“, kuri tęsis iki pat vasaros pabaigos, rugpjūčio 31 d. Gyventojams primenama, kad ilsėdamiesi gamtoje saugotų vandens telkinius, pakrantes, miškus ir atsakingai elgtųsi saugomose teritorijose.  Mėgaujantis poilsiu ir pramogomis gamtoje, svarbu būti atsakin

Tauragės apskrities policijos suvestinė: smurtas, sukčiavimo atvejai ir narkotinės medžiagos

Tauragės apskrities vyriausiasis policijos komisariatas informuoja apie pastarąją parą užregistruotus svarbiausius įvykius. Sveikatos sutrikdymasBirželio 30 d. apie 22.30 val. Tauragės r., Dauglaukio k., kieme, kilus konfliktui, neblaivus (3,20 prom.) vyras, gimęs 1965 m., sukėlė fizinį skausmą neblaiviai (1,73 prom.) moteriai, gimusiai 1990 m. Įt

Liepos mėnesį bus vykdomos prevencinės eismo dalyvių kontrolės priemonės

Policijos pareigūnai, užtikrindami eismo saugumą ir mažindami eismo įvykių skaičių, liepos mėnesį Tauragės apskrities vyriausiojo policijos komisariato aptarnaujamojoje teritorijoje vykdys prevencines priemones. Liepos 3-5 d. ir liepos 20-22 d. vyks elektrinių mikrojudrumo priemonių, dviračių, elektrinių mopedų, vairuotojų kontrolė. Liepos 7-10 d

Tauragės rajono maudyklų vandens kokybė – tinkama maudynėms

Tauragės rajono savivaldybė informuoja, kad  birželio 19 d. atlikus maudyklų vandens kokybės tyrimus, nustatyta, jog visuose tirtuose rajono vandens telkiniuose vandens kokybė atitinka higienos normos HN 92:2018 reikalavimus – maudytis galima. Tyrimai buvo atlikti šiose vietose: Jūros upės maudykla Balskų tvenkinys Keramikos

Klaipėdos apygardos teismas nuteisė jaunuolį už pasikėsinimą nužudyti mažametę

Klaipėdos apygardos teismas paskelbė nuosprendį baudžiamojoje byloje, kurioje 18-metis pripažintas kaltu dėl pasikėsinimo atimti gyvybę mažametei mergaitei bei fizinio smurto prieš kitą nepilnametę. Ikiteisminį tyrimą organizavo ir jam vadovavo Klaipėdos apygardos prokuratūros Baudžiamojo persekiojimo skyriaus prokuroras, tyrimą atliko Taur

Vagys siautėja kaimiškose vietovėse – pavogti grūdai ir akmenų grilius

Policija tiria du svetimo turto pagrobimo atvejus, įvykusius Šilalės ir Šilutės rajonuose. Šilalės rajone, Vingininkų kaime, laikotarpiu nuo birželio 28 d. 15.00 val. iki birželio 29 d. 10.00 val., iš 1951 m. gimusiai moteriai priklausančio neužrakinto ūkinio pastato buvo pavogti grūdai. Dėl šio įvykio pradėtas i

Paribių Lietuvos adresas: 200 km nuo Vilniaus

Per du dešimtmečius Lietuva tapo šimtaprocentine europietiška šalimi, tačiau vos už kelių šimtų kilometrų nuo sostinės, kurioje sukoncentruotas valstybės valdymas, mokslas ir verslas su gerai  apmokamomis darbo vietomis, europietiškos kultūros šalis vis labiau panašėja į skurdžią pensinin

Rūta MUR - Jausmas kitoks

Rūta MUR - Jausmas kitoks

Naujas saugumo lygis keliuose – mobilūs smūgio slopintuvai

Siekiant stiprinti keliuose dirbančių specialistų ir visų eismo dalyvių saugumą, AB „Kelių priežiūra“ įsigijo 20 naujų mobilių smūgio slopintuvų. Šiuo metu vykdomas dar 11 tokių pat įrenginių įsigijimo procesas. Bendra numatoma investicija į įvairias darbuotojų saugumo priemones – daugiau nei 1 milijonas eurų.   Bend

Nuo rugpjūčio 1 d. valstybinės žemės paslaugos bus teikiamos tik internetu

Nuo šių metų rugpjūčio 1 d. paslaugos, susijusios su valstybinės žemės valdymu, Lietuvoje bus teikiamos tik internetu – per modernizuotą Žemės informacinę sistemą (ŽIS). Asmenims nebereikės vykti į savivaldybes, Nacionalinę žemės tarnybą (NŽT) ar pas kitus valstybinės žemės patikėtinius – prašymus dėl valstybinės žemės nuo